Comment Arondor organise le travail à distance pour tous ses salariés.

Posted by Maxime Cifrian on Apr 8, 2020 12:48:41 PM

Petit post en ces périodes troublées par une pandémie d’origine inconnue et avec un traitement encore aléatoire. Partout pullulent des posts, liens, photos sur “les nouvelles méthodes de travail” comme nous aimons à les appeler, qui vont certainement accélérer la pratique du télétravail en entreprise.

En tout cas, le partage de cette situation est au coeur de notre préoccupation. Tout comme l’assurance que les conditions des salariés ne seront pas altérées par “un travail à distance”, du moins distant du siège, des collègues et des habitudes.

Comment Arondor a établi le travail à distance pour tous ses salariés ?

Parce que nous sommes tous concernés par le confinement imposé par le gouvernement, la Direction d’Arondor a immédiatement favorisé le travail à distance pour ses 169 salariés.

Alain le Bras - PDG Arondor : “Notre premier réflexe a été de protéger nos salariés et leurs familles, mais aussi de leur permettre de réaliser leurs missions sans que leur environnement de travail ne soit modifié. Ensuite nous les avons rassurés en leur expliquant que leur travail serait reconnu et apprécié" !

Arondor a eu - depuis 10 ans - une pratique progressive du télétravail justifiée par une organisation peu à peu décentralisée. 46 salariés étant déjà répartis au quotidien sur 5 campus en France et à l’étranger. (US, Tunisie, etc.)

Mais le passage de l’ensemble des collaborateurs à 100% en télétravail donne une autre dimension à cette démarche…

Pour faire face à cette crise, notre comité de direction s’est rapidement réuni pour définir les conditions de télétravail et faciliter la tâche des collaborateurs :
  • Comment assurer une continuité de service ?
  • Comment s’organiser ? 
  • Quels outils utiliser ? 
  • Comment collaborer efficacement ?
  • Comment organiser le travail des équipes ? 
  • Comment s’assurer que chacun avance dans le bon sens ? 
  • Quel est le rôle des managers sans équipe sur place ? 
  • Comment continuer à accompagner nos clients/partenaires

En d’autres termes, comment manager et piloter notre activité ?
Comment continuer à accompagner nos clients et partenaires ?

Le premier écueil que nous avons pu éviter : réaliser nos tâches au quotidien comme si nous étions au bureau. De fait, nos pratiques professionnelles ont toujours été pensées pour le travail à distance :

  • Outils collaboratifs pour la bureautique, réunions de travail en visio-conférence 
  • Processus de travail partagés, suivi de projets en ligne 
  • Applications métiers via internet et accès aux documents de tous formats sur tous les devices (PC/Mac, tablettes, smartphones…).

Après 6 jours d’activités à la maison, qu’est-ce qui a changé.

Nous avons échangé avec tout le monde en interne pour trouver le bon compromis => Temps partiel, congés ou 100% d’activités selon les situations et les différents cas de figure.

Nous avons redéfini les missions, les objectifs et les tâches.

Ceci permet à chacun de s’aligner, de se sentir impliqué et concerné par une mission commune.

Nous avons joué la transparence sur les horaires de travail, et avons établi les plages horaires durant lesquelles chacun peut être contacté.

Nous avons programmé des points réguliers entre les managers et leurs équipes, pour que les salariés ne se sentent pas complètement déboussolés et gardent leurs repères.

Nous avons convenu d’un télé-apéro hebdomadaire, tous ensemble afin de garder quelques habitudes et ne pas rompre avec cet esprit jovial qui nous caractérise.

Quelles sont les craintes auxquelles nous sommes confrontés ?

Lorsqu’on est confiné chez soi, il est difficile de rester seul, coupé de notre environnement social habituel (fini le baby foot entre collègues).

L’isolement peut devenir rapidement synonyme de perte de confiance, de perte d’identité, de légères déprimes. Il est donc essentiel de combattre ce sentiment corrosif. 

Le travail en équipe peut être plus difficile à organiser, à appréhender et à réaliser. Garder la sensation de travail au bureau mais en restant à la maison, telle est l’équation à résoudre.

Comment voulons-nous combattre l’isolement ?

Nous engageons nos collaborateurs à échanger très régulièrement avec leurs collègues, partenaires, clients… 

Nous pensons qu’il ne faut pas se contenter du téléphone et démocratisons l’utilisation de 3CX, Zoom ou encore Google Hangouts. Faites votre choix!

Comme nous l’a suggéré un de nos partenaires, nous préconisons d’utiliser les outils de chat vidéo ou de conférence en ligne. Chez The Sales Machine, même s'ils n’en ont pas besoin, ils gardent la Visio en ligne ouverte :

Régine Blanchard - Présidente TSMAvec la Visio, on peut tchatter à tout moment, se poser une question. Mais surtout, nous n’avons pas le sentiment d’être seul”.

 

Read more: ensure better control over the distribution of documents

 

Comment les technologies propres à Arondor nous permettent-elles de faciliter le Home-Office ?

Comment arrivons-nous à conserver notre productivité ? 

En utilisant les solutions du marché !

  • Boond Manager notre ERP pour gérer nos projets, notre temps de travail et nos propositions à partir d’une application unique partagée 
  • HubSpot notre CRM interne nous permettant un meilleur suivi de nos clients/partenaires et la mise en place d'actions de marketing/communication.

En utilisant les solutions que nous proposons à nos clients !

ARender :

  • Ouvrir et visualiser tous les documents dont nous avons besoin (même les gros) à la vitesse de l’éclair.
  • Faire circuler tous nos documents en Full Web sur un réseau sécurisé.
  • Utiliser nos messageries habituelles et y joindre toutes nos pièces attachées.

Fini les problématiques d’environnement multi-sites, j’ouvre n’importe quel type de document en streaming, sur n’importe quels devices, n’importe où en France. Dès lors, ouvrir, consulter et manipuler de façon sécurisé un document Office depuis votre appartement parisien avec une tablette ou encore un PDF sur un téléphone portable à la Montagne ne devient plus un problème. Un responsable d’activité pourra valider une étape d’un processus, un utilisateur pourra ouvrir rapidement un document volumineux et collaborer en live avec ses collègues, etc.

ARender couplé avec les outils estampillés “Home Office” (Connexion Internet, Visio, Téléphone, VPN, etc) fait partie de la panoplie du travail à distance.

Flower :

  • Utilisé comme outil de GED SaaS interne chez Arondor notamment pour la gestion des dossiers personnels, des contrats, gestions des fournisseurs, etc. 
  • Consulter, stocker, partager, rechercher et visualiser divers documents à partir d’une interface ergonomique pensée pour ses utilisateurs
  • Optimiser les processus de gestion (distribution de tâches, traçabilité, pilotage des délais et des priorités, notifications, ...)
  • Gérer nos projets à partir d’une application unique partagée par tous.

Tout cela a été possible car notre métier : c’est d’optimiser les processus de gestion (distribution de tâches, traçabilité, pilotage des délais et des priorités, notifications, ...). D’y avoir associé une GED performante qui nous permet de partager tous les documents et informations utiles, sur tous les différents matériels dont disposent nos collaborateurs. 

Même si la période est troublée, nous avons conservé toute la dynamique qui nous permet de travailler à distance dans les meilleures conditions. Cette situation présente l’opportunité de développer nos pratiques, de nouvelles initiatives pour maintenir le lien social entre nous, ouvrir de nouvelles possibilités, expériences sur lesquelles nous pourrons capitaliser pour l’avenir.

Nous en profitons pour remercier nos clients et partenaires pour leur implication, leurs propositions, le foisonnement d’idées et la solidarité dont ils font preuve.

Enfin une mention toute particulière à nos utilisateurs dans le monde Healthcare (ARS, SILPC, Hôpitaux de Marseille et de Colmar, Merck, Sanofi, NYC Department of Sanitation, etc) qui se battent au quotidien, sur le premier front de lutte contre la pandémie.

 

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Topics: Insider, ARender SaaS